Introducción

El Decreto Supremo N.° 172-2025-EF, publicado el 20 de agosto de 2025 en el Diario Oficial El Peruano, aprueba las normas reglamentarias sobre la remisión de información relativa a la identificación de los responsables de la custodia de libros, registros y demás documentación de sociedades extinguidas por prolongada inactividad. Esta disposición reglamenta lo establecido en los Decretos Legislativos N.° 1427 y 1536, reforzando el control interinstitucional entre la SUNARP y la SUNAT.

1. Objeto de la norma: establecimiento de un marco reglamentario claro

El artículo 1 del Decreto Supremo N.° 172-2025-EF precisa que el objeto de la norma es aprobar las disposiciones reglamentarias que regulan cómo la SUNARP debe remitir a la SUNAT la información sobre los responsables de la custodia de los libros, registros y documentación de las sociedades extinguidas por inactividad prolongada. Se delimita así el ámbito de aplicación y se otorga a la SUNARP la responsabilidad directa de ejecutar este procedimiento.

2. Finalidad: garantizar acceso directo a la SUNAT

El artículo 2 del Decreto Supremo N.° 172-2025-EF establece que la finalidad de la regulación es garantizar que la SUNAT cuente con la información necesaria de manera inmediata y sin requerimiento previo.

El objetivo es que la administración tributaria pueda ejercer labores de fiscalización, verificación y control respecto de las sociedades extinguidas, reduciendo el riesgo de fraude o de vacíos informativos.

3. Definiciones clave

El artículo 3 del Decreto Supremo N.° 172-2025-EF incorpora definiciones necesarias, entre ellas:

• Asiento de extinción: inscripción de oficio que cancela la partida registral de la sociedad, conforme al artículo 8 del Reglamento del Decreto Legislativo N.° 1427 (D.S. N.° 219-2019-EF).
• Responsable de custodia: persona natural designada conforme al numeral 3 del artículo 4 del Decreto Legislativo N.° 1536.

Sobre este punto, el numeral 3 del artículo 4 del Decreto Legislativo N.° 1536 establece que el responsable de la custodia es la persona que figura como gerente general de la sociedad o el administrador que ejerza funciones equivalentes con mandato inscrito vigente a la fecha de la anotación preventiva. Si no hubiera gerente o administrador vigente, se considera al último inscrito. Cuando existan varios gerentes o administradores con iguales facultades, se toma al último inscrito en el Registro de Personas Jurídicas o al designado en primer lugar, en caso de inscripción simultánea. Si se hubiera designado a una persona jurídica, se considera a la última persona natural inscrita como su representante.

De esta forma, se precisa quién es el sujeto obligado a asumir formalmente la custodia documental tras la extinción de la sociedad.

4. Condición para la obligación de informar

El artículo 4 del Decreto Supremo N.° 172-2025-EF señala que la SUNARP solo debe remitir información a la SUNAT cuando exista un asiento de extinción inscrito en el Registro de Personas Jurídicas. Es decir, no basta con que la sociedad se encuentre inactiva en la práctica, sino que debe haberse formalizado la extinción en los registros públicos para activar la obligación de remisión de datos.

5. Información obligatoria que debe remitirse a la SUNAT

El artículo 5 del Decreto Supremo N.° 172-2025-EF detalla de manera minuciosa los datos que debe proporcionar la SUNARP por cada responsable de custodia:

• Nombre y apellidos completos.
• Tipo y número de documento de identidad.
• Cargo que ostente, de corresponder.
• Razón o denominación social de la persona jurídica de la cual deriva la calidad de responsable, si corresponde.
• Razón o denominación social de la sociedad extinguida.
• Número y fecha del asiento de extinción.
• Partida registral de la sociedad extinguida.
• Zona y oficina registral donde estuvo inscrita.

Este artículo es el eje central del reglamento, pues asegura que la información remitida a la SUNAT sea completa, uniforme y permita la identificación plena del responsable de la documentación societaria.

6. Periodicidad, forma y plazos para la remisión de la información

El artículo 6 del Decreto Supremo N.° 172-2025-EF establece la periodicidad semestral para que SUNARP realice la remisión de la información:

• Hasta el 15.º día hábil de julio, respecto de las sociedades extinguidas entre enero y junio.
• Hasta el 15.º día hábil de enero del año siguiente, respecto de las sociedades extinguidas entre julio y diciembre.

Este cronograma garantiza la actualización periódica de la base de datos de la SUNAT, evitando rezagos en el suministro de información.

Por su parte, el artículo 7 del Decreto Supremo N.° 172-2025-EF dispone que la remisión de datos debe realizarse a través de mecanismos tecnológicos, aplicando protocolos de red u otros mecanismos que aseguren autenticación y seguridad. Se establece así la obligatoriedad de utilizar sistemas electrónicos confiables que garanticen la integridad de la información transferida.

7. Régimen transitorio: regularización de información histórica

La Disposición Complementaria Transitoria del Decreto Supremo N.° 172-2025-EF regula plazos especiales:

• La información de sociedades extinguidas entre la vigencia del Decreto y el 31 de diciembre de 2025 debe remitirse a la SUNAT hasta el 15.º día hábil de enero de 2026.
• La información de sociedades extinguidas entre el 25 de marzo de 2022 y la entrada en vigencia del Decreto debe remitirse en un plazo de seis meses, incluyendo como mínimo los datos señalados en los literales a), c), e), g) y h) del artículo 5.

Este régimen busca depurar el registro y garantizar que la SUNAT cuente con información histórica, incluso de sociedades ya extinguidas antes de la publicación del Decreto Supremo.

9. Plazo de conservación de los documentos

La Sexta Disposición Complementaria Final del Decreto Legislativo N.° 1536 establece que el responsable de custodia debe conservar los libros, registros y documentación por un plazo de cinco (5) años, contados desde el 1 de enero del año siguiente a la inscripción del asiento de extinción. No obstante, si resulta aplicable lo previsto en los numerales 7 y 8 del artículo 87 del Código Tributario (obligación de conservar libros y comprobantes por procesos de fiscalización o de determinación en curso), se debe aplicar el plazo mayor.

Este mandato garantiza la disponibilidad de la documentación societaria para fines de control tributario y para eventuales acciones de verificación de la SUNAT.

Conclusiones

1. El Decreto Supremo N.° 172-2025-EF establece el procedimiento obligatorio de remisión de información entre la SUNARP y la SUNAT respecto de sociedades extinguidas por inactividad prolongada.
2. El Decreto Legislativo N.° 1536 complementa la regulación al precisar que el responsable de custodia es el gerente general o administrador inscrito y al fijar un plazo de conservación de cinco años como mínimo.
3. La coordinación normativa asegura trazabilidad documental, transparencia registral y fortalece la labor de fiscalización tributaria.

Recomendaciones

1. Las sociedades en proceso de extinción deben asegurarse de que el gerente general o administrador inscrito asuma la responsabilidad de la custodia de documentos conforme al Decreto Legislativo N.° 1536.
2. El responsable debe conservar los libros y registros por el plazo de cinco años o el mayor que determine el Código Tributario.
3. Las empresas con riesgo de inactividad prolongada deben evaluar procesos de disolución o extinción ordenada para evitar sanciones o vacíos en la custodia documental.

Servicios profesionales de B&B Abogados y Contadores

En B&B Abogados y Contadores ofrecemos asesoría integral en disolución, liquidación y extinción de empresas, incluyendo:

• Elaboración de actas societarias y acuerdos de disolución.
• Publicación de los anuncios de disolución y balance de liquidación en los periódicos.
• Asesoría para la designación formal de responsables de custodia.
• Cumplimiento de las obligaciones tributarias tales como: Elaboración de Informe de Auditoría, Informe del Liquidador, Presentación de declaración excepcional y Baja de RUC.

B&B Abogados y Contadores: Prevenimos riesgos, protegemos su negocio.

Nota de autoría

Este artículo ha sido elaborado por la Dra. Mery Bahamonde Quinteros. Se prohíbe expresamente el plagio total o parcial de este artículo para su publicación en páginas web, revistas, boletines o como contenido de redes sociales sin alusión expresa a la autora.