SUNAT puede rechazar el gasto de transporte si no acreditas la prestación efectiva del servicio
Introducción
En el marco de una fiscalización tributaria, uno de los reparos más frecuentes en materia de Impuesto a la Renta es la observación de gastos por servicios de transporte. Las empresas que contratan a terceros para trasladar mercadería deben cumplir con ciertos requisitos formales y sustanciales que permitan acreditar que el servicio fue efectivamente prestado. No basta con presentar la factura ni el contrato. La carga probatoria exige coherencia documental y evidencia directa del servicio ejecutado.
Este artículo analiza los elementos críticos que la SUNAT evalúa al observar estos gastos, tomando como referencia una reciente fiscalización donde se reparó el gasto de transporte al no haberse acreditado la efectiva prestación del servicio.
1. Sustento normativo y requisitos de acreditación
La deducción de un gasto por servicio de transporte se sustenta en el artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta, el cual exige que los gastos sean necesarios para producir renta gravada o mantener su fuente. Para ello, el contribuyente debe contar con medios probatorios fehacientes que respalden la efectiva realización de la operación.
El Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado mediante Resolución de Superintendencia N.º 007-99/SUNAT, establece en su artículo 18 que cuando el transporte de bienes es prestado por terceros, deben emitirse dos guías de remisión:
- La Guía de Remisión – Transportista, a cargo de quien ejecuta el traslado.
- La Guía de Remisión – Remitente, a cargo del propietario o poseedor de los bienes al inicio del transporte.
Estos documentos permiten verificar la trazabilidad del servicio y deben contener, entre otros elementos, los datos de identificación de la unidad de transporte, el conductor, el punto de partida, el punto de llegada y la conformidad del destinatario.
La omisión de estos requisitos puede generar reparos al gasto, aun cuando se haya emitido la factura y se haya realizado el pago correspondiente.
2. Inconsistencias en la documentación del servicio de transporte
En el procedimiento de fiscalización, la Administración tributaria puede reparara el gasto por servicio de transporte si es que esta unicamente proporciona los siguientes documentos:
- Contrato de prestación de servicios de transporte.
- Facturas emitidas por el proveedor.
- Guías de remisión – transportista.
- Una guía de remisión – remitente.
- Constancias de detracción y pagos bancarios.
- Cartas posteriores firmadas por proveedores.
Las observaciones más frecuentes de SUNAT para desvirtuar la efectiva realización del servicio, son las siguientes:
- Guías incompletas: varias guías no consignaban claramente los datos del conductor, la unidad de transporte ni las direcciones de partida y llegada.
- Conformidad en blanco: el campo “conformidad del cliente” no estaba firmado ni completado, impidiendo verificar la recepción del servicio por parte del destinatario. Asimismo cuestiona la inexistencia de documentos que permitan verificar la conformidad de quien recibió los bienes transportados.
- Ausencia de guía de remitente: no se proporciona este documento, pese a que la empresa es propietaria de los bienes.
- Descuadre entre las guías y las facturas: las cantidades transportadas no coinciden con las facturadas, y en algunos casos el punto de destino era distinto al consignado contractualmente.
- Cartas sin valor probatorio suficiente: Cartas firmadas por proveedores que afirman haber prestado el servicio de transporte no son válidas, si estas son emitidas con posterioridad al inicio de la fiscalización.
Ante estas inconsistencias, SUNAT repara el gasto registrado contablemente como Servicio de Transporte o Servicio de Flete de Carga.
3. Medios probatorios para acreditar el servicio de transporte según el Tribunal Fiscal
El Tribunal Fiscal, en la RTF N.º 01553-9-2025, ha señalado que:
- El contrato de transporte y la factura no son suficientes para probar la ejecución del servicio.
- El registro contable y los pagos realizados acreditan la obligación administrativa, pero no la efectiva prestación.
- Es indispensable contar con guías completas, firmadas y coherentes con lo pactado, así como documentos que reflejen la recepción conforme del servicio.
También recordó criterios establecidos en otras resoluciones como la N.º 04832-3-2005 y N.º 10579-3-2009, donde se indica que el contrato escrito representa la intención de contratar un servicio, pero no acredita que este haya sido ejecutado.
En ese sentido, la jurisprudencia no es el centro del análisis, pero respalda la posición administrativa sobre la necesidad de contar con documentación técnica suficiente para sustentar el gasto ante SUNAT.
4. Conclusión
La deducción del gasto por servicios de transporte no puede basarse únicamente en contratos, facturas y registros contables. Es necesario que exista:
- Concordancia entre los documentos (guías, contrato, factura).
- Evidencia directa de la ejecución del servicio (guías firmadas, conformidad del cliente).
- Emisión de ambas guías, remitente y transportista, según el reglamento.
La ausencia de estos elementos puede dar lugar a reparos, sanciones e intereses por parte de la SUNAT. Prevenir estos riesgos requiere una adecuada planificación tributaria y control documental.
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Artículo elaborado por la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, directora de B&B Abogados y Contadores.
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