Introducción

La deducción de los gastos de movilidad de trabajadores en el Impuesto a la Renta no depende únicamente de su registro contable. La normativa exige cumplir requisitos formales y sustanciales, y el Tribunal Fiscal ha reiterado que la sola existencia de planillas internas no acredita la fehaciencia del gasto. A continuación, se analizan los criterios establecidos en la RTF N.° 5096-8-2023 y en la RTF N.° 02135-10-2024, precisando cómo deben sustentarse correctamente estos gastos en una fiscalización tributaria.

1. Marco normativo para la deducción de gastos de movilidad en el Impuesto a la Renta

El artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta dispone que para determinar la renta neta de tercera categoría se deducen los gastos necesarios para producirla y mantener su fuente, siempre que no exista prohibición expresa.

En esa línea, el inciso a1) del referido artículo, reconoce como deducibles los gastos por concepto de movilidad de los trabajadores cuando sean necesarios para el cabal desempeño de sus funciones y no constituyan beneficio o ventaja patrimonial directa para ellos.

La norma establece que estos gastos pueden sustentarse con comprobantes de pago o con una planilla suscrita por el trabajador usuario de la movilidad, conforme a las condiciones previstas en el Reglamento. Además, precisa que:

• El gasto sustentado con planilla no puede exceder por trabajador el 4% de la Remuneración Mínima Vital mensual por día.
• No procede la deducción si el trabajador tiene movilidad asignada por el contribuyente.

Asimismo, el inciso j) del artículo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta dispone que no son deducibles los gastos cuya documentación sustentatoria no cumpla los requisitos mínimos exigidos por la normativa.

Por su parte, el literal a) del numeral 4 del inciso v) del artículo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, incorporado por el Decreto Supremo N.° 159-2007-EF, establece que la planilla de gastos de movilidad debe constar en documento escrito, estar suscrita por el trabajador usuario y contener numeración.

2. Requisitos formales mínimos de la planilla de gastos de movilidad

La RTF N.° 02135-10-2024 profundiza en los requisitos formales que debe contener la planilla de gastos de movilidad.

El Tribunal transcribió que, conforme al artículo 21 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, la planilla debe contener necesariamente:

a) Numeración de la planilla.
b) Nombre o razón social de la empresa o contribuyente.
c) Identificación del día o período que comprende la planilla.
d) Fecha de emisión de la planilla.
e) Especificación por cada desplazamiento y por cada trabajador:
i) Fecha (día, mes y año) en que se incurrió en el gasto.
ii) Nombres y apellidos del trabajador usuario de la movilidad.
iii) Número de documento de identidad del trabajador.
iv) Motivo y destino del desplazamiento.
v) Monto gastado por cada trabajador.

En el caso analizado, los documentos denominados “Recibo” y “Planilla de Gastos de Movilidad” no contenían información mínima exigida, pues no indicaban el número de la planilla, la fecha de emisión ni el número de documento de identidad del trabajador.

Por tal motivo, el Tribunal confirmó que no se cumplían los requisitos establecidos en el inciso a1) del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta y en el inciso v) del artículo 21 del Reglamento, manteniéndose el reparo.

Este pronunciamiento es categórico: la omisión de datos formales esenciales invalida la deducción del gasto.

3. Exigencia de fehaciencia y vinculación con la generación de renta

En la RTF N.° 5096-8-2023, el Tribunal Fiscal analizó un caso en el que la Administración reparó gastos de movilidad por no encontrarse sustentados fehacientemente.

La contribuyente presentó documentos denominados “Movilidades del Personal”, que contenían nombre del cliente, actividad realizada, nombres y apellidos de trabajadores, importes y firmas.

Sin embargo, el Tribunal verificó que no se acreditó:

• La vinculación con los clientes.
• La actividad efectivamente realizada por los trabajadores.
• El sustento que demostrara la necesidad del gasto.
• El efectivo desplazamiento del personal ni la entrega de dinero.

En consecuencia, concluyó que los cuadros presentados no resultaban documentos suficientes para sustentar los gastos conforme al artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta. Al encontrarse el reparo con arreglo a ley, correspondía mantenerlo.

Este criterio reafirma que la planilla de movilidad no sustituye el deber de acreditar la causalidad y la realidad económica del gasto.

4. Cómo sustentar correctamente los gastos de movilidad de trabajadores en una fiscalización

La deducción de los gastos de movilidad exige una doble verificación:

• El cumplimiento estricto de los requisitos formales de la planilla, conforme al Reglamento.

• La acreditación de la fehaciencia del gasto, es decir, demostrar que el trabajador efectivamente se desplazó, que el gasto fue necesario para la actividad empresarial y que existe vinculación directa con la generación de renta.

En términos prácticos, ello implica que la empresa debe contar, además de la planilla correctamente emitida, con:

• Contratos o documentos que acrediten el servicio o actividad que motivó el desplazamiento.
• Documentación laboral que respalde el vínculo con el trabajador.
• Evidencia del trabajo realizado y del destino del desplazamiento.

El Tribunal Fiscal no ha creado exigencias adicionales; se ha limitado a aplicar estrictamente el principio de causalidad y las reglas formales previstas en la normativa.

Por tanto, en una eventual fiscalización, la defensa técnica debe estructurarse sobre un sustento integral, evitando confiar únicamente en cuadros internos o documentos incompleto

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Nota legal de autoría: Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster Tributación y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegido por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.