Compras realizadas por gerentes y trabajadores de confianza: riesgos tributarios, bancarización e IPNJ
Introducción
En la práctica empresarial es frecuente que gerentes y trabajadores de confianza realicen compras para la empresa utilizando tarjetas personales o administren fondos de caja chica. Sin embargo, cuando estas operaciones no se encuentran adecuadamente formalizadas ni bancarizadas, pueden generar contingencias relevantes, particularmente vinculadas al Incremento Patrimonial No Justificado y a la pérdida de deducibilidad del gasto o del crédito fiscal.
1. Compras realizadas por el gerente con medios de pago personales
El gerente, en su calidad de representante legal con poderes inscritos en Registros Públicos, se encuentra facultado para realizar adquisiciones, pagos y contrataciones en nombre de la empresa. No obstante, cuando las compras empresariales se efectúan utilizando tarjetas personales del gerente y luego son reembolsadas por la empresa, el poder inscrito resulta insuficiente desde la perspectiva tributaria.
En estos casos, es indispensable que la empresa cuente con acuerdos de junta de accionistas u órganos equivalentes en los que se deje constancia expresa de la autorización para realizar adquisiciones con medios propios, del encargo específico para efectuar dichas compras utilizando los medios de pago previstos en el artículo 5 de la Ley de Bancarización, así como del cumplimiento de la bancarización de todas las operaciones realizadas por encargo.
Este respaldo formal resulta determinante para acreditar que los consumos realizados no corresponden al patrimonio personal del gerente.
2. Riesgo de Incremento Patrimonial No Justificado en consumos con tarjetas
El Tribunal Fiscal, mediante la RTF N.° 4062-1-2003, ha establecido que los consumos realizados con tarjetas de crédito constituyen movimientos patrimoniales que pueden integrar el Incremento Patrimonial No Justificado. En consecuencia, si no existe documentación suficiente que demuestre que dichos consumos corresponden a operaciones de la empresa, SUNAT se encuentra habilitada para atribuir el incremento patrimonial al gerente o al trabajador de confianza que efectuó el pago.
Este criterio se aplica de manera directa cuando no existen acuerdos formales, políticas internas ni trazabilidad bancaria que vinculen el gasto con la actividad empresarial.
3. Manejo de caja chica por trabajadores de confianza
En el caso de los trabajadores que administran caja chica, el sustento tributario exige una estructura clara y documentada. Cuando el manejo se realiza bajo la modalidad de reembolso, debe existir una rendición de cuentas sustentada con comprobantes de pago electrónicos y una liquidación de gastos debidamente firmada y aprobada por la gerencia.
Si se opera bajo un esquema de fondo fijo de caja chica, resulta indispensable contar con una política interna aprobada por la gerencia, establecer rendiciones periódicas con comprobantes fehacientes, efectuar conciliaciones de saldos y consignar expresamente que los pagos se realicen únicamente utilizando los medios de pago permitidos por la Ley de Bancarización, cuando corresponda.
4. Insuficiencia de vouchers internos como sustento patrimonial
De acuerdo con la RTF N.° 02753-4-2020, los vouchers de rendición de caja chica, egresos de cheques o vouchers contables no resultan suficientes para desvirtuar la existencia de un Incremento Patrimonial No Justificado. Estos documentos internos no prueban, por sí solos, que los fondos observados se destinaron efectivamente a obligaciones de la empresa.
Este criterio obliga a reforzar el sustento con comprobantes de pago válidos, bancarización y procedimientos internos formalmente aprobados.
5. Pagos en efectivo por caja chica y límites de la Ley de Bancarización
No existe un monto máximo legal específico para el uso de caja chica. Lo relevante es la obligación de utilizar medios de pago cuando el importe de la obligación, y no cada desembolso individual, sea igual o mayor a S/ 2 000 o US $ 500, conforme a la Ley N.° 28194. Esta exigencia se mantiene incluso en zonas alejadas o frente a proveedores con limitada bancarización.
No resulta válido fraccionar una obligación mayor o igual al umbral legal en varios pagos en efectivo para eludir la bancarización. Asimismo, aun por montos menores, el gasto solo será deducible y dará derecho a crédito fiscal si se encuentra sustentado con comprobante de pago válido y cumple con los principios de fehaciencia y causalidad. Los pagos en efectivo a proveedores informales no son deducibles ni generan crédito fiscal.
Como medida de control interno, resulta recomendable aprobar una Política de Caja Chica que establezca topes por operación y disponga que toda obligación que alcance el umbral legal sea cancelada exclusivamente mediante medios de pago bancarios.
6. Depósitos en cuentas de trabajadores y contrato de mandato como medida preventiva
Si bien la normativa no exige la suscripción de un contrato de mandato, su formalización resulta altamente recomendable para proteger al trabajador responsable de caja chica frente a observaciones por Incremento Patrimonial No Justificado y para ordenar la rendición de fondos.
Este contrato debe detallar el objeto del encargo, los límites por operación y por período, la obligación de utilizar medios de pago cuando corresponda, la apertura de una cuenta bancaria destinada exclusivamente al manejo de fondos de la empresa, la rendición periódica con devolución de saldos, así como las responsabilidades y causales de término del encargo.
7. Conclusiones técnicas
El poder inscrito faculta al gerente para representar a la empresa, pero no reemplaza la necesidad de procedimientos internos adicionales que respalden el uso de medios personales y exijan la bancarización. En el manejo de caja chica, las políticas internas deben contemplar expresamente el uso de medios de pago y el sustento con comprobantes válidos. De lo contrario, SUNAT se encuentra habilitada para atribuir Incremento Patrimonial No Justificado a gerentes o trabajadores de confianza.
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Nota legal de autoría:
Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster Tributación y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegido por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.
