Fehaciencia ante SUNAT: qué documentos debemos conservar para sustentar compras y servicios
Introducción
Para evitar reparos por falta de fehaciencia, debemos acreditar quién nos vendió, qué recibimos, cómo se trasladó y dónde se utilizó. La RTF N.° 02245-2-2026 permite identificar qué sustento debemos conservar en las compras de materiales, equipos y servicios destinados a obras.
1. Qué debemos acreditar para deducir compras y servicios
El artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta regula la deducción de los gastos necesarios para producir rentas y mantener su fuente. Sin embargo, la vinculación con el negocio presupone acreditar que la operación efectivamente ocurrió.
En la RTF N.° 02245-2-2026, de 6 de marzo de 2026, el Tribunal confirmó un reparo de S/ 1 239 957,00 al Impuesto a la Renta de 2016 porque el conjunto de documentos no acreditó las adquisiciones y servicios observados.
De este criterio se desprenden pautas de sustento para cada caso. No constituyen una lista cerrada de documentos obligatorios para toda operación: debemos distinguir los requisitos normativos aplicables de los elementos probatorios recomendables según la naturaleza de la compra o servicio.
2. Compras transportadas por terceros: conservar las guías correspondientes y verificar su concordancia
Cuando intervenga un transportista, debemos verificar qué documentos sustentan el traslado según la modalidad y las reglas aplicables. Para el régimen examinado, el numeral 2.2 del artículo 17 y el numeral 2 del artículo 18 del Reglamento de Comprobantes de Pago exigían las guías del remitente y del transportista en el transporte público.
Por lo tanto, debemos relacionar ambas guías y verificar que coincidan el transportista, los bienes, las cantidades, los puntos de partida y llegada y las referencias documentarias. El artículo 19 regula la información que corresponde consignar según la modalidad de transporte.
En la resolución se observaron compras de cemento, ladrillos, fierro y un grupo electrógeno porque las guías del remitente identificaban transportistas, pero no se presentaban sus guías. Asimismo, en otros traslados se adjuntaron guías emitidas por un transportista distinto del señalado por el remitente.
Una factura del servicio de transporte no subsanó la ausencia de la guía del transportista en el caso analizado. Para operaciones actuales, la revisión debe efectuarse conforme al régimen de emisión y las excepciones que correspondan, sin trasladar automáticamente las reglas históricas del expediente.
3. Recepción de materiales: identificar quién recibió, cuándo y en representación de quién
Debemos conservar evidencia que permita identificar al receptor y establecer que recibió los bienes por cuenta de nuestra empresa. Para ello, resulta recomendable registrar nombre legible, identificación, fecha y conformidad en el documento de recepción correspondiente, vinculándolo con las guías y la factura.
El Tribunal observó espacios vacíos, firmas sin identificación, nombres ilegibles y anotaciones que no precisaban a quién representaba el receptor. También cuestionó la falta de fecha de recepción en traslados de Lima a Áncash y de Lima a Piura.
En tal sentido, una firma aislada puede resultar insuficiente para acreditar la entrega. Estos elementos se desprenden de la valoración probatoria del caso; no deben presentarse como nuevos requisitos formales universales de toda guía.
4. Compras facturadas antes de la entrega: documentar el motivo y los despachos
Si compramos por volumen, acordamos entregas parciales o postergamos el despacho por ampliaciones de obra, debemos conservar documentos que respalden esas condiciones: acuerdos comerciales, programación de entregas, comunicaciones, solicitudes de despacho y constancias de recepción, según corresponda.
En el expediente se identificaron traslados realizados aproximadamente tres, seis y siete meses después de la facturación. La contribuyente los explicó mediante compras por volumen y ampliaciones de plazo, pero no acreditó esas circunstancias.
Por consiguiente, la separación entre facturación y entrega debe poder explicarse documentalmente. El Tribunal no estableció que toda entrega posterior sea inexistente; consideró esos desfases junto con las demás inconsistencias.
5. Bienes trasladados primero al almacén y después a la obra: acreditar ambos recorridos
Cuando los bienes ingresen primero a nuestro domicilio o almacén y luego sean enviados a una obra, debemos sustentar cada tramo y relacionarlo con la adquisición.
Para tal efecto, conviene conservar las guías que correspondan, el ingreso a almacén, los controles de existencias y la documentación de salida y recepción en obra. El conjunto debe permitir seguir los bienes desde el proveedor hasta su destino final.
El Tribunal observó una compra de equipos y luminarias porque los documentos del traslado posterior no acreditaban el recorrido inicial desde el proveedor. La guía presentada para ese primer tramo omitía datos del transporte y el punto de llegada. Asimismo, algunas guías no podían vincularse con las facturas observadas.
6. Guías emitidas por proveedor y comprador: evitar documentos contradictorios para el mismo traslado
Debemos determinar quién tiene la condición de remitente al inicio de cada traslado y emitir los documentos conforme a las reglas aplicables. Si existen movimientos sucesivos, sus documentos deben diferenciarlos claramente.
En las compras de cables y baldosas se presentaron guías del proveedor y de la compradora para el mismo traslado. En el caso de los cables coincidían bienes, cantidades, origen y destino. El Tribunal consideró inconsistente esa emisión paralela.
De este modo, la documentación debe reflejar el recorrido real, sin aparentar traslados distintos cuando se está sustentando un mismo movimiento.
7. Materiales puestos en obra: conservar el sustento de entrega aunque transporte el proveedor
Si pactamos que el proveedor entregue los materiales en obra, debemos conservar el acuerdo y los documentos que acrediten su cumplimiento. La responsabilidad del proveedor sobre el transporte no reemplaza nuestra necesidad de demostrar la adquisición.
Asimismo, los sellos de control de SUNAT en carretera no demostraban que los bienes hubieran llegado a la obra ni que fueran recibidos por la compradora. El control del tránsito no sustituye la evidencia de entrega en destino.
8. Equipos especializados: acreditar adquisición, traslado y entrega, además del diseño
En adquisiciones como un montacargas, debemos reunir documentación de la entrega del equipo concreto. Las especificaciones técnicas, recomendaciones de instalación y aprobaciones de diseño pueden complementarla, pero no demuestran por sí solas que fue adquirido.
En el caso analizado, esos documentos no acreditaron la compra efectiva del montacargas y tampoco se aportó sustento de su traslado. De igual manera, faltaban documentos de traslado de una compra de cristales, estructura de vidrio y frenos hidráulicos.
Las fotografías deben poder relacionarse con el equipo, la operación y el lugar invocados. El Tribunal descartó imágenes que no permitían identificar claramente el supuesto montacargas ni vincularlo con la factura.
9. Contratos, órdenes y correos: acompañarlos con evidencia de cumplimiento
Debemos conservar los documentos de negociación y contratación, pero también aquellos que acrediten que lo acordado se ejecutó.
El Tribunal consideró insuficientes los contratos de suministro, excavación y encofrado o desencofrado porque demostraban compromisos, no su materialización. Asimismo, observó órdenes sin identificación de quien las recibió por el proveedor y correos que solo expresaban interés de compra.
También cuestionó que ciertas órdenes ya identificaran facturas, evidenciando una elaboración posterior que no resultaba razonable en el contexto examinado. Por ello, conviene preservar la secuencia real de la operación y explicar cualquier regularización documental.
Las ofertas, cotizaciones y proformas deben vincularse con la aceptación y el cumplimiento. Su sola descripción de bienes y precios no acredita entrega.
10. Servicios de obra: respaldar las valorizaciones con evidencia de los trabajos
Para sustentar excavaciones, encofrados, desencofrados y otras prestaciones, debemos conservar elementos que acrediten qué se ejecutó, dónde, cuándo y por quién.
Según el servicio, pueden servir informes de avance, metrados, actas, conformidades, cuadernos de obra u otros documentos vinculados con la prestación y su factura. Se trata de medios posibles, cuya pertinencia depende de cada operación.
En la resolución, una valorización describía trabajos, pero no contaba con prueba adicional que respaldara su efectiva realización. Por consiguiente, la descripción y valorización del servicio deben poder contrastarse con su ejecución.
11. Pagos y detracciones: relacionarlos con la compra, sin confundirlos con su ejecución
Debemos conservar los medios de pago y las detracciones, vinculándolos con las obligaciones canceladas. Sin embargo, esa documentación debe acompañarse del sustento de entrega de los bienes o realización de los servicios.
El Tribunal precisó que los depósitos, transferencias, cheques, letras y reportes de pagos informaban movimientos dinerarios, mientras que las detracciones acreditaban el cumplimiento de esa obligación. Ninguno demostraba, por sí solo, las operaciones observadas.
12. Destino en obras, certificados y fotografías: vincularlos con cada adquisición
Debemos relacionar cada compra con su destino y con el proveedor que la realizó. Los contratos de nuestras obras y las facturas emitidas a los clientes no acreditan automáticamente las adquisiciones utilizadas para ejecutarlas.
Asimismo, los cuadros internos de proveedores y obras deben respaldarse con documentos verificables. Los certificados técnicos o de calidad deben poder vincularse con los bienes adquiridos: en el expediente se presentaron certificados de cristales relativos a productos adquiridos por un tercero, sin conexión acreditada con las facturas reparadas.
Las fotografías requieren similar correspondencia. Una imagen de ladrillos en una construcción no prueba que sean los comprados al proveedor observado.
Finalmente, debemos preservar copias legibles. Las guías correspondientes a una compra de bomba y concreto no permitieron verificar su contenido porque resultaban ilegibles.
13. Atención de la fiscalización: presentar el sustento completo y oportunamente
Debemos responder por operación y explicar cómo cada documento acredita la compra o servicio. No conviene esperar que SUNAT realice cruces con los proveedores: el Tribunal reiteró que estos no son un requisito indispensable para cuestionar la realidad de una operación.
Ello no exime a SUNAT de valorar conjuntamente las pruebas y fundamentar sus conclusiones. En este caso, el Tribunal consideró que hubo una evaluación pormenorizada y que el reparo no se basaba exclusivamente en incumplimientos de terceros.
Asimismo, debemos atender los plazos probatorios. El Tribunal no evaluó documentos nuevos presentados fuera de los treinta días hábiles del artículo 125 del Código Tributario. Tampoco consideró que las coordinaciones telefónicas sustituyeran los requerimientos o que la ausencia de nuevas consultas significara conformidad.
14. Qué debemos tener presente para evitar reparos por falta de fehaciencia
El Tribunal confirmó íntegramente el reparo por fehaciencia de S/ 1 239 957,00. La revocación parcial del expediente correspondió a un exceso en otro reparo, por medios de pago, y no al reconocimiento de las operaciones aquí examinadas.
La recomendación central es organizar documentos concordantes por cada adquisición o servicio. Debemos poder demostrar la relación entre el proveedor, lo contratado, lo entregado o ejecutado, su recepción, el pago y su destino. La resolución no impone acumular una cantidad indefinida de documentos; exige que el conjunto presentado acredite razonable y suficientemente la operación.
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Nota legal de autoría: Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster Tributación y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegido por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.
