Acreditación de la condición de "indispensable" del viaje efectuado por el trabajador de la empresa.
Introducción
Los gastos por viajes efectuados por trabajadores y directivos de la empresa suelen ser objeto de reparos en los procedimientos de fiscalización del Impuesto a la Renta, especialmente cuando no se acredita de manera suficiente su vinculación con la generación de la renta gravada. En este contexto, la Corte Suprema ha precisado los estándares probatorios que deben cumplirse para demostrar que dichos viajes resultan indispensables para la actividad empresarial.
1. El principio de causalidad y la exigencia de indispensableidad del gasto de viaje
Para efectos del Impuesto a la Renta, la deducción de gastos se encuentra condicionada al cumplimiento del principio de causalidad, el cual exige que el gasto sea necesario para producir y mantener la fuente generadora de renta. En el caso de los gastos de viaje, este principio se traduce en la obligación del contribuyente de acreditar que el desplazamiento del trabajador o directivo fue indispensable para la obtención de ingresos gravados o para la continuidad de la actividad empresarial.
La indispensableidad no se presume, sino que debe ser demostrada de manera objetiva, mediante documentación que evidencie la relación directa entre el viaje y la generación de la renta.
2. Criterio de la Corte Suprema contenido en la Casación N.° 22319-2022
La Corte Suprema, en la Sentencia de Casación N.° 22319-2022, publicada el 14 de agosto de 2023, ha señalado que el contribuyente debe cumplir con acreditar la causalidad del gasto de viaje de modo tal que se evidencie que fue precisamente debido a dicho gasto que se generó la renta gravada.
Para ello, resulta necesario contar con documentos que prueben las coordinaciones previas de las gestiones o negociaciones realizadas en el extranjero, los documentos de trabajo elaborados durante el viaje, así como informes que den cuenta de los resultados concretos obtenidos como consecuencia del desplazamiento. Estos elementos permiten vincular el gasto con la actividad generadora de renta y descartar que se trate de un gasto de carácter personal o meramente accesorio.
3. Insuficiencia de determinados medios probatorios para acreditar la causalidad
En el mismo pronunciamiento, la Corte Suprema concluye que la correspondencia comercial y las importaciones realizadas desde el país al que se efectuó el viaje, durante el ejercicio materia de fiscalización, no tienen mérito probatorio suficiente para acreditar la causalidad de los gastos de viaje del gerente general ni para demostrar que dicho viaje haya sido indispensable.
Ello se debe a que tales documentos no permiten establecer una relación directa e inmediata entre el gasto incurrido y la generación de la renta gravada, al no vincular de manera específica el desplazamiento con la obtención de ingresos concretos para la empresa.
4. Aplicación práctica del criterio jurisprudencial como recomendación
Desde una perspectiva práctica, este criterio jurisprudencial exige a las empresas reforzar su política interna de sustentación de gastos de viaje. No basta con acreditar el desplazamiento ni los gastos incurridos, sino que resulta indispensable documentar las actividades realizadas, las reuniones sostenidas, los objetivos del viaje y los resultados obtenidos.
Como recomendación, antes, durante y después del viaje, la empresa debe generar y conservar documentación que permita demostrar que el desplazamiento fue necesario y determinante para la generación de renta gravada. De esta manera, ante una eventual fiscalización, el contribuyente podrá sustentar adecuadamente la deducción del gasto, alineándose con el criterio establecido por la Corte Suprema en la Casación N.° 22319-2022.
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Nota legal de autoría:
Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster Tributación y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegido por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.
