Cuando el socio paga por la empresa: ¿cumple con la bancarización?
Introducción
En el día a día de las empresas, no es raro que un socio o accionista utilice su tarjeta personal para realizar pagos en representación de la empresa, especialmente cuando se trata de atender situaciones urgentes o cubrir gastos operativos. Sin embargo, esta práctica, aunque común, puede generar reparos tributarios si no se gestiona correctamente desde el punto de vista legal y contable.
¿Se cumple la obligación de bancarización cuando el pago lo realiza un tercero? ¿Es válido el reembolso posterior? ¿Qué documentación debe sustentarse? En este artículo abordamos la interpretación de la SUNAT y el sustento legal bajo el contrato de mandato, para que tu empresa pueda operar con seguridad y evitar contingencias.
Pagos realizados por terceros: ¿Se cumple con la bancarización?
La Ley N.º 28194 y su modificatoria mediante la Ley N.º 30730 regulan la obligación de utilizar medios de pago bancarizados cuando se superan ciertos montos en operaciones comerciales. Específicamente, el artículo 5-A establece que se cumple con la bancarización cuando el pago se efectúa directamente al acreedor o proveedor del bien y/o servicio, o bien a un tercero designado por este, con previa comunicación a la SUNAT.
No obstante, la SUNAT, a través del Informe N.º 038-2022-SUNAT/7T0000, ha precisado que también se considera cumplido el requisito de bancarización cuando el adquirente encarga a un tercero el pago, sin necesidad de que este sea un tercero designado por el proveedor, siempre que se utilicen los medios de pago previstos en el artículo 5 de la ley. En este caso, no se requiere comunicar dicho encargo a la SUNAT.
Caso práctico: pagos efectuados por una socia
Imaginemos que una socia realiza pagos con su tarjeta de crédito personal por cuenta de la empresa. Si dichos pagos fueron hechos por encargo expreso de la empresa y utilizando medios bancarizados válidos (transferencias, tarjetas, depósitos), se cumple con la bancarización.
La clave está en que la empresa pueda demostrar que el pago fue encargado al tercero, en este caso, la socia. Este encargo puede acreditarse con correos electrónicos, actas, comunicaciones internas o cualquier medio que evidencie que actuó por mandato de la empresa.
¿Y qué ocurre con la devolución del dinero?
Una vez efectuado el pago, la empresa puede devolver los montos desembolsados por la socia. Esta devolución constituye una operación distinta a la de la adquisición, y debe realizarse mediante depósitos desde las cuentas bancarias de la empresa a la cuenta de la socia.
La devolución se sustenta legalmente en la figura del contrato de mandato, contemplada en el artículo 1790 del Código Civil, que obliga al mandante (la empresa) a reembolsar al mandatario (la socia) los gastos en los que haya incurrido en cumplimiento del encargo.
¿Cómo debe sustentarse el reembolso?
Para respaldar correctamente la devolución del dinero, se recomienda que el socio o socia que haya asumido gastos por cuenta de la empresa presente liquidaciones mensuales acompañadas de una rendición documentada de gastos. Esta rendición debe incluir:
- Relación de adquisiciones o pagos realizados.
- Facturas o comprobantes emitidos a nombre de la empresa.
- Constancias de pago bancario (vouchers, estados de cuenta, etc.).
- Detalle de fechas y conceptos de los desembolsos.
- Indicación de que el gasto fue en favor de la empresa y por encargo de esta.
Este procedimiento garantiza trazabilidad, sustento contable y solidez jurídica frente a cualquier eventual revisión de la SUNAT.
Conclusión
La bancarización de pagos efectuados por socios o terceros es válida, siempre que se realicen por encargo del adquirente y con medios de pago autorizados, sin necesidad de comunicarlo a la SUNAT. El posterior reembolso está respaldado por el contrato de mandato, según el artículo 1790 del Código Civil, y debe ser acreditado mediante liquidaciones y rendiciones de gastos periódicas.
Si en tu empresa un socio o trabajador realiza pagos por cuenta de la compañía, es indispensable que implementes este procedimiento para evitar reparos y sanciones tributarias.
¿Te gustaría que te ayudemos a revisar estos procedimientos o formalizar los contratos de mandato y formatos de rendición interna? En B&B Abogados y Contadores estamos listos para apoyarte.
