Esquelas de citación por cambio de coeficiente: obligaciones, riesgos y soluciones según la RS 257-2025/SUNAT
Introducción
En la práctica tributaria peruana, cada mes veo el mismo escenario repetirse: empresas que presentan el PDT 625 para modificar o suspender su coeficiente de pagos a cuenta, convencidas de que hicieron lo correcto, pero semanas después reciben una esquela de citación de SUNAT. El desconcierto es inmediato:
“¿Qué olvidé? ¿Por qué me citan si ya presenté el PDT 625? ¿Qué libro no subí? ¿Hay multa?”
Estas situaciones se han multiplicado a raíz de la Resolución de Superintendencia N.º 257-2025/SUNAT, que endureció las reglas para el cambio de coeficiente. El problema no es el PDT 625 en sí, sino todo lo que lo rodea: plazos, libros, condiciones y los efectos de no cumplirlos.
En este artículo —basado en los textos reales de las esquelas mostradas y en las normas aplicables— te explico por qué SUNAT está requiriendo estos documentos, cuándo existe infracción, cuándo no, y, sobre todo, qué solución debe aplicarse cuando el PDT 625 se considera no presentado.
1. La historia típica detrás de una esquela de citación
Todo empieza aparentemente bien:
- La empresa presenta el PDT 625 para modificar o suspender el coeficiente.
- Usa los Estados Financieros al 30 de abril o al 31 de julio, según corresponda.
- Declara un coeficiente menor o incluso suspensión.
Pero días después llega una notificación:
SUNAT detectó que no fue presentado o legalizado dentro del plazo el Libro de Inventarios y Balances, el Libro Diario o el Libro Mayor que sustentan el coeficiente.
La esquela solicita:
- Exhibición del Libro de Inventarios y Balances.
- Legalización.
- Folios.
- Constancias de presentación PLE, si aplica.
Lo que parece un incumplimiento grave suele tener una salida clara, siempre que se entienda el marco normativo.
2. Lo que exige realmente la RS 257-2025/SUNAT
Esta resolución cambió por completo la dinámica del PDT 625. Su regla principal es tajante:
“Cuando se presenta el PDT 625, el Libro de Inventarios y Balances que contiene los estados financieros sustentatorios debe encontrarse registrado hasta el último día calendario del mes en que se presentó el PDT.”
Ejemplo:
- Si el contribuyente presenta el PDT 625 del período 08/2025 el 15/09/2025,
- El libro con los Estados Financieros al 31/07/2025
- Debió estar registrado a más tardar el 30/09/2025.
El fin de la norma es claro: evitar que el contribuyente modifique su coeficiente sin un sustento contable previo y oportuno.
3. La obligación adicional: envío del Resumen del Libro de Inventarios y Balances (solo para libros electrónicos)
El artículo 3 de la RS 257-2025 modificó el numeral 7.3 de la RS 286-2009/SUNAT, estableciendo:
“Si se presenta el PDT 625 para modificar o suspender coeficiente, debe enviarse el Resumen del Libro de Inventarios y Balances dentro del plazo del Anexo 2 de la RS 234-2006/SUNAT.”
Pero ojo:
✔ Esta obligación solo aplica a quienes llevan libros electrónicos.
❌ Si tus libros son físicos, no existe ninguna obligación de enviarlos por Mesa de Partes Virtual-MPV, salvo requerimiento expreso de exhibición.
Esto es clave para defenderse correctamente en cualquier comparecencia.
4. Si llevas libros físicos: lo que sí debes y lo que NO debes
Para quienes usan hojas sueltas legalizadas o libros manuales:
✔ Obligaciones reales:
- Tener el Libro de Inventarios y Balances legalizado dentro del plazo máximo de atraso (último día del mes del PDT 625).
- Conservarlo en el domicilio fiscal.
- Exhibirlo cuando SUNAT lo solicite.
❌ Obligaciones que NO existen:
- Enviar libros físicos por Mesa de Partes Virtual.
- Presentar copias digitalizadas si SUNAT no lo pide expresamente.
- Adjuntar estados financieros por MPV para sustentar el PDT 625.
5. Caso particular: Libro Diario Simplificado
Es pertinente recordar que según el artículo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta:
- El Libro Diario Simplificado es obligatorio solo si los ingresos del ejercicio previo no superan 300 UIT.
- Si el contribuyente ya venía presentándolo electrónicamente (PLE), debe enviarlo con el Estado de Ganancias y Pérdidas dentro de los 30 días posteriores al PDT 625.
- Si el contribuyente lo lleva físico, no debe presentarlo por MPV, salvo requerimiento.
6. ¿Existe infracción por no presentar el libro en el plazo?
Depende, las esquelas asustan, pero no constituyen una infracción por sí mismas. Solo hay infracción si el contribuyente:
1. No exhibe el libro al ser requerido
→ Numeral 1 del artículo 177 CT sancionada con el 0.6% de los ingresos netos del ejercicio anterior.
2. No proporcionar la información solicitada
→ Numeral 5 del artículo 177 CT, sancionada con el 0.3% de los ingresos netos del ejercicio anterior.
Así de concreto.
Mientras el libro esté legalizado dentro del plazo y se exhiba correctamente, no hay infracción aplicable por atraso en el llevado de libros.
7. El punto más importante: qué ocurre si NO se cumplieron los requisitos del coeficiente
Aquí viene la corrección técnica fundamental:
❌ El PDT 625 no se rectifica.
❌ Tampoco se sanciona directamente el PDT 625.
Según el artículo 54° del Reglamento del Impuesto a la Renta:
Si el contribuyente no cumple los requisitos para modificar o suspender el coeficiente, el PDT 625 se entiende por NO PRESENTADO.
Es decir:
- Si tenía deudas pendientes de pagos a cuenta de enero a abril, o
- Si el Libro de Inventarios y Balances no estaba registrado dentro del plazo,
entonces:
✔ El coeficiente modificado no tiene efecto.
✔ El pago a cuenta debe calcularse con el coeficiente original.
✔ El PDT 625 queda sin validez automáticamente.
Esto significa que el problema real no está en el PDT 625, sino en el:
Lo que debe rectificarse es el Formulario 621, pues toda vez que el PDT 625 se considera no presentado, las consecuencias serán:
- El pago a cuenta declarado en el PDT 621 es menor al correcto.
- Se genera un tributo omitido.
- Y eso configura la infracción del numeral 1 del artículo 178 del Código Tributario.
La solución es clara:
✔ Presentar rectificatoria del PDT 621.
✔ Declarar el pago a cuenta correcto con el coeficiente debido.
✔ Pagar la multa del art. 178 numeral 1 con gradualidad del 95 %.
✔ Pagar el omiso que corresponda.
9. Recomendaciones:
- Legaliza el Libro de Inventarios y Balances antes de presentar el PDT 625.
- Si llevas libros electrónicos, envía el Resumen dentro del plazo.
- Verifica que no existan deudas pendientes por pagos a cuenta de enero a abril.
- Conserva evidencia digital de tus libros legalizados.
- Revisa tu buzón electrónico periódicamente.
- Rectifica el Formulario 621 si SUNAT determina que el coeficiente fue inválido.
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- Atender tu esquela,
- Preparar tus libros,
- Rectificar correctamente tu 621,
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NOTA LEGAL DE AUTORÍA Y PROHIBICIÓN DE PLAGIO
Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster en Derecho Tributario y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Se prohíbe su reproducción total o parcial sin autorización expresa de la autora.
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