Esquelas de citación por cambio de coeficiente: obligaciones, riesgos y soluciones según la RS 257-2025/SUNAT
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En la práctica tributaria peruana, se repite un escenario cada vez más frecuente: empresas que presentan el PDT 625 para modificar o suspender su coeficiente de pagos a cuenta y, semanas después, reciben una esquela de citación de SUNAT. El desconcierto es inmediato. Surgen dudas sobre libros no presentados, posibles multas y la validez del coeficiente aplicado. Este fenómeno se ha intensificado tras la Resolución de Superintendencia N.º 257-2025/SUNAT, que endureció las reglas aplicables al cambio de coeficiente. El problema no es el PDT 625 en sí, sino el cumplimiento estricto de los requisitos que lo rodean.
En este artículo, basado en el texto real de las esquelas y en la normativa vigente, explico por qué SUNAT está requiriendo determinada documentación, cuándo existe infracción, cuándo no, y cuál es la solución técnica correcta cuando el PDT 625 se considera no presentado.
1. Error frecuente de los contribuyentes
El procedimiento suele iniciar de manera aparentemente correcta. La empresa presenta el PDT 625, utiliza estados financieros al 30 de abril o al 31 de julio según corresponda, y declara un coeficiente menor o incluso la suspensión de pagos a cuenta. Sin embargo, días después recibe una esquela en la que SUNAT señala que no se habría presentado o legalizado oportunamente el Libro de Inventarios y Balances, el Libro Diario o el Libro Mayor que sustenta el coeficiente aplicado.
La esquela suele requerir la exhibición del Libro de Inventarios y Balances, la acreditación de su legalización, los folios correspondientes y, de ser el caso, las constancias de presentación vía PLE. Lo que a primera vista parece un incumplimiento grave tiene, en muchos casos, una salida clara cuando se comprende correctamente el marco normativo.
2. Lo que exige realmente la Resolución de Superintendencia N.º 257-2025/SUNAT
Esta resolución modificó sustancialmente la dinámica del PDT 625. Su regla central establece que, al momento de presentar el PDT 625, el Libro de Inventarios y Balances que contiene los estados financieros sustentatorios debe encontrarse registrado hasta el último día calendario del mes en que se presentó el PDT.
Así, si el contribuyente presenta el PDT 625 del período agosto de 2025 el 15 de septiembre de 2025, el Libro de Inventarios y Balances con los estados financieros al 31 de julio de 2025 debió estar registrado como máximo el 30 de septiembre de 2025. La finalidad de la norma es evitar la modificación del coeficiente sin un sustento contable previo y oportuno.
3. Envío del Resumen del Libro de Inventarios y Balances en libros electrónicos
La Resolución de Superintendencia N.º 257-2025/SUNAT también modificó el numeral 7.3 de la Resolución N.º 286-2009/SUNAT, estableciendo que, cuando se presenta el PDT 625, debe enviarse el Resumen del Libro de Inventarios y Balances dentro del plazo previsto en el Anexo 2 de la Resolución N.º 234-2006/SUNAT.
Esta obligación es relevante únicamente para los contribuyentes que llevan libros electrónicos. Si los libros son físicos, no existe obligación de remitirlos por Mesa de Partes Virtual, salvo requerimiento expreso de exhibición. Este punto resulta clave al momento de atender una esquela y evitar defensas incorrectas.
4. Libros físicos: obligaciones reales y exigencias inexistentes
Para los contribuyentes que llevan libros físicos, ya sea en hojas sueltas legalizadas o en libros manuales, las obligaciones se concentran en tener el Libro de Inventarios y Balances legalizado dentro del plazo máximo de atraso, conservarlo en el domicilio fiscal y exhibirlo cuando SUNAT lo solicite.
No existe obligación de enviar libros físicos por Mesa de Partes Virtual, ni de remitir copias digitalizadas o estados financieros si no existe un requerimiento expreso. Exigir tales actuaciones sin sustento normativo vulnera el principio de legalidad.
5. Tratamiento del Libro Diario Simplificado
El artículo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta dispone que el Libro Diario Simplificado es obligatorio solo cuando los ingresos del ejercicio anterior no superan las 300 UIT. Si el contribuyente lo lleva electrónicamente, debe enviarse con el Estado de Ganancias y Pérdidas dentro de los treinta días posteriores a la presentación del PDT 625. En cambio, si se lleva en forma física, no corresponde su presentación por Mesa de Partes Virtual, salvo requerimiento específico.
6. ¿Existe infracción por no presentar el libro dentro del plazo?
Las esquelas generan alarma, pero no constituyen infracción por sí mismas. La infracción solo se configura si el contribuyente no exhibe el libro cuando es requerido, supuesto tipificado en el numeral 1 del artículo 177 del Código Tributario, o si no proporciona la información solicitada, conforme al numeral 5 del mismo artículo. Mientras el libro esté legalizado dentro del plazo y se exhiba correctamente, no corresponde sanción por atraso en el llevado de libros.
7. Cuando no se cumplen los requisitos del coeficiente
Este es el punto técnico central. El PDT 625 no se rectifica ni se sanciona directamente. El artículo 54 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta establece que, si no se cumplen los requisitos para modificar o suspender el coeficiente, el PDT 625 se entiende como no presentado.
En consecuencia, el coeficiente modificado carece de efectos y el pago a cuenta debe calcularse con el coeficiente original. El verdadero impacto se traslada al Formulario 621, pues al haberse declarado un pago a cuenta menor, se genera un tributo omitido que configura la infracción del numeral 1 del artículo 178 del Código Tributario.
La solución técnica correcta consiste en presentar la rectificatoria del PDT 621, declarar el pago a cuenta correcto, pagar el tributo omitido y aplicar la multa correspondiente con el régimen de gradualidad vigente.
8. Recomendación:
Este criterio debe aplicarse en cada caso concreto evaluando si los libros estuvieron registrados dentro del plazo y si existían deudas pendientes de pagos a cuenta previos. Ante una esquela, la recomendación es verificar primero la validez del coeficiente y, de ser el caso, corregir el PDT 621 antes de que SUNAT emita una determinación. Una actuación temprana reduce contingencias y permite aplicar la mayor gradualidad posible.
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Nota legal de autoría:
Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster Tributación y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegida por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.
