Cambios en la declaración del beneficiario final: cuándo y cómo actualizar la información ante SUNAT
Introducción
La obligación de identificar y declarar al beneficiario final no se agota con la presentación inicial del Formulario Virtual N.º 3800. La normativa vigente exige a las personas jurídicas mantener esta información permanentemente actualizada, bajo responsabilidad tributaria directa frente a SUNAT.
1. Deber de debida diligencia y actualización permanente del beneficiario final
El artículo 7 del Decreto Legislativo N.º 1372 establece que las personas jurídicas y entes jurídicos deben contar con información adecuada, precisa y actualizada de sus beneficiarios finales. Para ello, la norma impone el ejercicio de la debida diligencia necesaria para identificar, verificar y conservar la documentación que respalde dicha información.
Esta obligación no se limita a la recopilación inicial de datos, sino que comprende la verificación periódica de su vigencia y exactitud. En ese sentido, la empresa debe requerir a los beneficiarios finales la presentación de formatos actualizados cada vez que se produzcan modificaciones en su situación personal, patrimonial o en los datos previamente declarados.
2. Supuestos que obligan a actualizar la declaración ante SUNAT
El artículo 9 del Decreto Legislativo N.º 1372 regula expresamente la obligación de presentar la actualización de la declaración del beneficiario final cuando se produzca algún cambio en la información previamente declarada o cuando se altere la titularidad, el control o los datos comunicados por el beneficiario final.
En estos supuestos, la empresa se encuentra obligada a presentar la declaración de actualización ante SUNAT dentro de los treinta (30) días hábiles posteriores a la fecha en que el beneficiario final entregue a la entidad el formato legalizado que contiene la nueva información. El cómputo del plazo no se inicia con el hecho generador del cambio, sino con la entrega formal del formato actualizado por parte del beneficiario final.
3. Modificación del valor nominal de las acciones y su impacto en el beneficiario final
Aun cuando el porcentaje de participación del beneficiario final se mantenga inalterado, la modificación del valor nominal de las acciones constituye un cambio relevante que obliga a actualizar la información del beneficiario final.
Si bien el valor nominal no se consigna en el Formulario Virtual N.º 3800, este dato sí debe figurar en el formato físico que el beneficiario final entrega a la empresa. Por ello, corresponde que el beneficiario final actualice dicho formato, lo legalice y lo entregue a la empresa, la cual debe conservarlo como parte de sus procedimientos de debida diligencia y, a su vez, presentar la declaración de actualización ante SUNAT.
4. Cambios en el estado civil y obligación de reflejarlos en el formato de beneficiario final
El cambio de estado civil del beneficiario final también constituye un supuesto que exige la actualización del formato correspondiente. Así, la variación de un régimen de separación de patrimonios a la condición de divorciado debe reflejarse en un nuevo formato de beneficiario final debidamente legalizado.
Asimismo, si el beneficiario final contrajera nuevo matrimonio, la empresa debe requerir la actualización del formato para incorporar los datos del nuevo cónyuge y el régimen patrimonial aplicable. Estos cambios, aunque personales, tienen incidencia directa en la información que sustenta la identificación del beneficiario final.
5. Determinación del período a consignar en el Formulario Virtual N.º 3800
El período que debe consignarse en el Formulario Virtual N.º 3800 corresponde a aquel en el que se cumplan los treinta (30) días hábiles posteriores a la fecha en que cada beneficiario final entregó a la empresa su formato actualizado y legalizado.
Este criterio resulta relevante para evitar errores en la presentación de la declaración de actualización, dado que una consignación incorrecta del período puede ser observada por la Administración Tributaria.
6. Infracción tributaria por incumplimiento de la debida diligencia
Debe tenerse presente que no solicitar, no conservar o no contar con la información actualizada del beneficiario final configura la infracción tipificada en el numeral 28 del artículo 177 del Código Tributario, referida a la falta de sustento de los procedimientos de debida diligencia que respaldan la declaración del beneficiario final.
Dicha infracción se sanciona con una multa equivalente al 0.6 % de los ingresos netos del contribuyente, sin aplicación de gradualidad, lo que refuerza la necesidad de adoptar un enfoque preventivo en la gestión de esta obligación formal.
Desde una perspectiva práctica, la correcta aplicación de este criterio normativo exige que las empresas establezcan mecanismos internos para requerir oportunamente la actualización de la información, conservar los formatos legalizados y presentar la declaración de actualización dentro del plazo legal, minimizando contingencias tributarias.
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Nota legal de autoría:
Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster Tributación y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegido por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.
