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Introducción

A raíz de la declaración del Estado de Emergencia Nacional por el COVID-19, se habilitó temporalmente la convocatoria y celebración de juntas y asambleas no presenciales o virtuales de diversas personas jurídicas, incluso cuando sus estatutos solo contemplaban reuniones presenciales. Estas reglas excepcionales rigieron hasta el 31 de diciembre de 2020 y permitieron la continuidad de la toma de decisiones societarias, respetando las medidas de distanciamiento social.

1. Marco legal de las juntas y asambleas virtuales por COVID-19

Durante la emergencia sanitaria, se permitió que las juntas generales o especiales de accionistas y las asambleas generales se realicen de manera no presencial o virtual, mediante el uso de medios tecnológicos o telemáticos que permitieran la comunicación efectiva y la autenticidad de los acuerdos.

Este marco excepcional se aplicó incluso cuando los estatutos de las entidades solo admitían juntas presenciales, priorizando la continuidad de la vida societaria y la protección de la salud de los participantes.

2. Personas jurídicas autorizadas a sesionar de forma virtual

Hasta el 31 de diciembre de 2020 estuvieron habilitadas para sesionar de manera virtual, entre otras, las siguientes personas jurídicas:

a) Entidades bajo competencia de la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV)
Las sociedades supervisadas por la SMV pudieron convocar y celebrar juntas generales o especiales de accionistas de manera no presencial o virtual, incluso si sus estatutos solo preveían juntas presenciales. Esta habilitación fue incorporada por el Decreto de Urgencia N.° 056-2020, vigente desde el 15 de mayo de 2020, por lo que las actas virtuales solo son válidas a partir de dicha fecha.

b) Cooperativas
Las cooperativas quedaron facultadas para convocar y celebrar asambleas generales, así como sesiones de sus consejos y comités, de manera no presencial o virtual, usando medios tecnológicos o telemáticos que aseguren la comunicación y la autenticidad de los acuerdos. Este régimen fue establecido por el Decreto de Urgencia N.° 075-2020, vigente desde el 27 de junio de 2020, siendo válidas las actas virtuales solo a partir de esa fecha.

c) Sociedades, asociaciones, fundaciones, comités y otras personas jurídicas privadas
Las personas jurídicas privadas reguladas por el Código Civil u otras leyes especiales, distintas de las comprendidas en los Decretos de Urgencia N.° 056-2020 y N.° 075-2020, también pudieron convocar y celebrar juntas generales o especiales de accionistas y/o asambleas generales de forma virtual. Esta habilitación se estableció mediante el Decreto Supremo N.° 100-2020, publicado el 27 de agosto de 2020 y vigente desde el 28 de agosto de 2020, de modo que las actas virtuales solo son válidas a partir de dicha fecha.

3. Actos societarios que pueden desarrollarse de forma virtual

Bajo este régimen excepcional, se permitió realizar, entre otros, los siguientes actos:

• Convocar y celebrar juntas generales o especiales de accionistas y/o asambleas generales.

• Convocar dichas juntas o asambleas a través de los directorios y/o consejos directivos, conforme a las reglas estatutarias, adaptadas al uso de medios virtuales.

El eje central fue garantizar que las decisiones societarias pudieran adoptarse sin paralizar la gestión de la entidad, trasladando la dinámica presencial a entornos virtuales seguros.

4. Reglas para la realización de juntas y asambleas no presenciales

Las juntas y asambleas virtuales debían realizarse:

• De manera no presencial o virtual, utilizando medios tecnológicos, telemáticos o de comunicaciones de naturaleza similar.

• A través de plataformas que permitan la comunicación simultánea entre los participantes y garanticen la correcta identificación de los socios, accionistas o asociados.

• Asegurando la autenticidad de los acuerdos adoptados, de forma tal que pueda acreditarse la voluntad de los participantes, el quórum y las mayorías exigidas por la ley y el estatuto.

En la práctica, ello exigió a las empresas definir protocolos internos para la convocatoria, conexión, verificación de identidad y registro de la votación en ambiente virtual.

5. Contenido mínimo de las actas virtuales e inscripción ante SUNARP

Los acuerdos adoptados en juntas y asambleas virtuales, cuando correspondía, debían inscribirse ante la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (SUNARP). Para ello, el acta respectiva debía contener, como mínimo:

• La identificación del órgano que sesionó (junta general, asamblea, directorio u otro).

• La fecha y la hora de inicio y de conclusión de la sesión.

• El nombre completo y número de DNI de quienes actuaron como presidente y secretario.

• El número de participantes y su calidad (accionistas, asociados, delegados, directores, etc.).

• La descripción de los asuntos tratados en la sesión.

• Los acuerdos adoptados, indicando el sentido de los votos (a favor, en contra, abstenciones) y la verificación de quórum y mayorías.

• La indicación expresa de los medios tecnológicos o telemáticos utilizados para la realización de la junta o asamblea.

El cumplimiento de estos requisitos formales resulta clave para la validez societaria de los acuerdos y su posterior inscripción registral, así como para evitar observaciones por parte de la SUNARP.

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Nota legal de autoría
Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster en Derecho Tributario y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegido por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.