¿Cómo acreditar la capacidad operativa ante SUNAT y evitar la condición de SSCO?
Introducción
SUNAT puede verificar si una empresa contó realmente con los recursos necesarios para ejecutar las operaciones por las cuales emitió comprobantes de pago. En este escenario, exhibir contratos, facturas o estados de cuenta bancarios no necesariamente será suficiente; lo relevante será demostrar quién ejecutó la operación, con qué recursos, qué costos se asumieron y cómo se realizaron los pagos y cobros.
Esta revisión adquiere especial importancia frente al procedimiento de atribución de la condición de Sujeto Sin Capacidad Operativa (SSCO), regulado por el Decreto Legislativo N.° 1532. Por ello, la empresa debe construir la evidencia de su capacidad operativa desde que realiza sus operaciones y no recién cuando recibe un requerimiento de SUNAT.
1. ¿Qué significa acreditar capacidad operativa ante SUNAT?
El Decreto Legislativo N.° 1532 considera Sujeto Sin Capacidad Operativa al emisor que no cuenta con recursos económicos, financieros, materiales, humanos u otros, o cuando estos no resultan idóneos para realizar las operaciones por las cuales emitió comprobantes de pago.
En consecuencia, la evaluación no se limita a verificar la existencia formal de la empresa. SUNAT puede analizar la infraestructura utilizada, los bienes y equipos disponibles, el personal que habría participado en las prestaciones y la capacidad económica y financiera relacionada con las operaciones.
De allí que la principal recomendación sea mantener coherencia entre la actividad facturada y los recursos que la empresa puede demostrar que utilizó efectivamente.
2. La infraestructura debe guardar relación con la actividad desarrollada
Contar con un contrato de arrendamiento o cesión en uso acredita jurídicamente la posibilidad de utilizar determinado inmueble; empero, ello no necesariamente demuestra que dicho establecimiento fue utilizado efectivamente como oficina, almacén, taller u otro espacio empresarial durante el periodo evaluado.
Por consiguiente, es recomendable conservar documentación contemporánea que demuestre el uso real del establecimiento, como comprobantes de servicios, comunicaciones, documentación administrativa, fotografías, correspondencia y otros elementos relacionados con la actividad desarrollada.
Ahora bien, tampoco corresponde asumir que toda empresa que adquiere bienes necesariamente debe contar con un almacén. Para determinarlo deben considerarse la naturaleza de los bienes adquiridos, su cantidad, volumen, permanencia y destino. En efecto, determinados materiales o suministros pueden adquirirse para ser utilizados directamente en la prestación de servicios.
Por ello, ante una observación de SUNAT, debe poder explicarse qué bienes fueron adquiridos, en qué cantidad y cuál fue su destino.
3. La capacidad operativa no exige necesariamente activos propios
Este es uno de los criterios más importantes para estructurar la defensa: la capacidad operativa de una empresa no debe evaluarse exclusivamente en función de la propiedad de los bienes utilizados.
Una empresa puede ejecutar sus operaciones utilizando maquinaria, vehículos o equipos propios, arrendados, cedidos o proporcionados legítimamente por terceros. Lo relevante será acreditar bajo qué título fueron utilizados y su vinculación efectiva con las operaciones facturadas.
Por consiguiente, si la empresa utiliza activos de terceros, debe conservar contratos de arrendamiento o cesión, comprobantes de pago, constancias de pago, guías de remisión, órdenes de servicio, partes de trabajo y cualquier otro documento que permita demostrar su disponibilidad.
Más importante aún, la defensa debe procurar identificar qué maquinaria, vehículo o equipo fue utilizado en cada operación específica. Si una orden de servicio o guía identifica un determinado vehículo, equipo o maquinaria, esta documentación permite desarrollar una línea probatoria que vincule un recurso concreto con una prestación concreta.
4. Debe acreditarse quién ejecutó materialmente los servicios
Otro aspecto especialmente sensible es el personal. Si la naturaleza de la actividad requiere necesariamente intervención humana, la empresa debe estar en condiciones de demostrar quiénes ejecutaron materialmente los servicios facturados.
No resulta suficiente acreditar que la empresa tuvo trabajadores en planilla en un periodo posterior; debe existir correspondencia temporal entre las personas que participaron y los servicios cuya ejecución se pretende acreditar.
Ahora bien, ello no significa necesariamente que todo el personal deba encontrarse en planilla. Dependiendo de la realidad de la operación y de la modalidad jurídicamente utilizada, pueden intervenir trabajadores, locadores o personal proporcionado por terceros; empero, dicha participación debe encontrarse debidamente sustentada.
En tal sentido, resultan relevantes los contratos, planillas, recibos por honorarios, depósitos, controles de asistencia, partes de trabajo, reportes, comunicaciones, fotografías y conformidades del cliente.
El criterio que debe tener presente la empresa es claro: no basta acreditar que tenía personal; debe poder vincular a las personas que participaron con las operaciones efectivamente realizadas.
5. Los estados de cuenta bancarios no acreditan por sí solos la operación
La bancarización constituye otro elemento probatorio importante; sin embargo, presentar estados de cuenta que únicamente reflejan cargos y abonos puede resultar insuficiente cuando no existe documentación que permita determinar qué operación originó cada movimiento.
Por ello, no basta demostrar que ingresó o salió dinero de una cuenta bancaria. La empresa debe poder establecer la relación entre los movimientos financieros y las compras, ventas, pagos a proveedores, alquileres, servicios de terceros y cobros de las facturas emitidas.
Por consiguiente, el análisis de capacidad operativa también requiere trazabilidad financiera: debe ser posible identificar quién pagó, quién recibió el dinero, cuál fue el concepto del pago, qué comprobante lo sustenta y con qué operación se encuentra relacionado.
6. El criterio fundamental: acreditar la trazabilidad de cada operación
Uno de los principales errores consiste en presentar a SUNAT una acumulación de contratos, comprobantes, estados de cuenta y otros documentos sin explicar cómo se relacionan entre sí.
La defensa debe seguir la lógica inversa: partir de cada operación facturada y reconstruir documentalmente su ejecución.
Así, debería poder establecerse una secuencia como la siguiente:
Factura emitida → contrato u orden de servicio → personal que ejecutó la prestación → bienes, vehículos o maquinaria utilizados → proveedores y costos → documentos de ejecución → conformidad del cliente → pago de los costos → cobro de la factura.
Este es probablemente el criterio probatorio más importante. La capacidad operativa no se acredita por la cantidad de documentos presentados, sino por la posibilidad de reconstruir mediante ellos la realidad de las operaciones.
En efecto, del análisis realizado se desprende que resulta determinante poder demostrar quién ejecutó cada servicio, con qué bienes o equipos, bajo qué relación contractual, qué costos se generaron, cómo fueron pagados y cómo se produjo finalmente el cobro al cliente.
7. La documentación debe ser contemporánea y no generarse recién ante SUNAT
La oportunidad en que se genera la documentación también resulta relevante. Si la empresa pretende acreditar operaciones realizadas años atrás mediante documentos obtenidos recién después del inicio de las actuaciones de SUNAT, su posición probatoria puede debilitarse.
Por ello, la acreditación de la capacidad operativa debe formar parte de la gestión tributaria ordinaria de la empresa.
En particular, las empresas que utilizan activos de terceros, tercerizan determinadas actividades, contratan locadores, ejecutan servicios fuera de sus establecimientos o desarrollan modelos de negocio que no requieren activos propios significativos deberían documentar adecuadamente dicha forma de operar.
No debe esperarse una fiscalización para reconstruir lo ocurrido.
8. ¿Qué debe hacer una empresa si SUNAT cuestiona su capacidad operativa?
Si SUNAT inicia un procedimiento de atribución de la condición de SSCO, lo primero será identificar exactamente cuáles son los recursos cuya existencia o idoneidad se cuestiona: infraestructura, activos, personal, capacidad económica o varios de ellos conjuntamente.
Luego debe revisarse la documentación de cada operación observada y determinar dónde se encuentra la deficiencia probatoria.
Si la Administración ya evaluó determinados documentos y consideró que estos no desvirtúan sus observaciones, no resulta recomendable limitar la defensa a reproducir los mismos argumentos y presentar nuevamente la misma documentación. Será necesario identificar qué elemento probatorio falta y determinar si existe documentación adicional que permita reconstruir la operación.
Por consiguiente, la defensa frente a una atribución de SSCO debe estructurarse operación por operación y no únicamente mediante explicaciones generales sobre el funcionamiento de la empresa.
9. Criterios relevantes para acreditar capacidad operativa ante SUNAT
De lo expuesto, existen cuatro criterios que deberían orientar una adecuada estrategia preventiva y de defensa tributaria.
Primero, la capacidad operativa no depende exclusivamente de que la empresa sea propietaria de los activos; puede utilizar recursos de terceros siempre que acredite jurídicamente su disponibilidad y su utilización efectiva.
Segundo, cuando la operación requiere intervención humana, debe acreditarse quién ejecutó materialmente el servicio y su vinculación con la operación observada.
Tercero, los movimientos bancarios constituyen evidencia relevante, pero requieren documentación que permita vincular cada cargo o abono con la operación correspondiente.
Cuarto, y principalmente, debe existir trazabilidad documental, material y financiera de cada operación. La factura y el contrato constituyen únicamente una parte de la prueba; la empresa debe poder reconstruir cómo se ejecutó realmente aquello que facturó.
Estos criterios resultan especialmente útiles para revisar preventivamente la documentación empresarial y determinar si, frente a una eventual actuación de SUNAT, la empresa podría demostrar de manera objetiva los recursos que utilizó para desarrollar sus operaciones.
Debe precisarse que el documento que sirve de base para este artículo no identifica resoluciones del Tribunal Fiscal ni sentencias de la Corte Suprema específicas; por consiguiente, no corresponde atribuir estos criterios a una jurisprudencia determinada sin contar con la respectiva fuente.
10. La prevención es la mejor defensa frente a una atribución de SSCO
La principal recomendación es implementar un expediente de sustento por cada operación relevante, especialmente cuando se trate de servicios de cuantía significativa o que requieran personal, maquinaria, vehículos o participación de terceros.
La pregunta que debería formularse la empresa es sencilla: si SUNAT revisara esta operación dentro de algunos años, ¿la documentación conservada permitiría demostrar quién la ejecutó, con qué recursos, cuánto costó, cómo se pagó y cómo se cobró?
Si la respuesta es negativa, existe una contingencia probatoria que debería corregirse oportunamente.
En materia de capacidad operativa, la prevención no consiste simplemente en guardar documentos; consiste en conservar evidencia que permita reconstruir la realidad económica de las operaciones.
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Nota legal de autoría: Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster Tributación y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegida por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.
