Introducción

Para sustentar el gasto por alquiler de vehículos y maquinaria ante SUNAT, la empresa debe acreditar el destino empresarial del bien y justificar el importe facturado. Los criterios de las RTF N.° 04475-2-2025 y N.° 01557-2-2020 permiten orientar la documentación que conviene presentar para defender su deducción.

1. ¿Qué debe acreditarse para deducir el gasto por alquiler?

El primer párrafo del artículo 37 del Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta permite deducir los gastos necesarios para producir renta gravada y mantener su fuente, siempre que su deducción no esté expresamente prohibida. Por consiguiente, la documentación del alquiler debe permitir verificar su vinculación con las actividades empresariales.

Para tal efecto, corresponde identificar el vehículo o maquinaria arrendada, las condiciones de contratación, el período de utilización, las actividades atendidas y el cálculo de la contraprestación.

Los documentos que solicite SUNAT dependerán del requerimiento y de las características de la operación. En tal sentido, las recomendaciones siguientes recogen los aspectos probatorios examinados por el Tribunal Fiscal; no constituyen una lista cerrada de documentos obligatorios.

2. Contrato, comprobantes de pago y sustento de la utilización del bien

Para responder un requerimiento sobre el alquiler, corresponde presentar el contrato y sus anexos, cuando existan; las cotizaciones aceptadas; las órdenes de servicio; los comprobantes de pago; y la documentación de cancelación correspondiente.

Estos documentos deben permitir identificar el bien arrendado, el período de contratación, la tarifa y las prestaciones comprendidas. En vehículos, resulta recomendable consignar la placa; en maquinaria, el tipo de equipo, su capacidad y los datos que permitan individualizarlo. Asimismo, si las condiciones fueron modificadas, debe acompañarse la documentación que acredite el acuerdo.

No obstante, el contrato debe complementarse con elementos que permitan verificar el destino empresarial del bien. Este es el aspecto relevante de la RTF N.° 04475-2-2025, según la cual el contrato crea derechos y obligaciones, pero no acredita por sí mismo que el vehículo haya sido utilizado para generar rentas o mantener la fuente productora.

Por lo tanto, la defensa del gasto debe explicar y acreditar cómo se ejecutó lo contratado.

3. Documentos para acreditar el uso de vehículos en visitas y supervisiones

Cuando el vehículo se utiliza para reuniones con clientes o supervisión de trabajos, resulta recomendable presentar documentación que permita relacionar el bien con esas actividades: registros de utilización, reportes de visitas o supervisión, constancias de ingreso, conformidades y comunicaciones pertinentes, según los elementos disponibles en cada operación.

Para tal efecto, conviene que la información permita identificar la placa, las fechas y horarios de utilización, los responsables, los destinos y la actividad atendida. Estos datos deben guardar correspondencia con el período del alquiler y con los demás documentos aportados.

En la RTF N.° 04475-2-2025, las liquidaciones de gastos y rendiciones de cuenta únicamente dejaban constancia del gasto; no permitían verificar que el vehículo hubiera participado efectivamente en las reuniones y supervisiones invocadas. En tal sentido, una rendición debe acompañarse de elementos que corroboren el uso empresarial descrito.

Así, si se sostiene que el vehículo se empleó para supervisar un trabajo, conviene presentar el reporte correspondiente y los documentos que permitan vincular ese desplazamiento con el bien alquilado. La finalidad es acreditar tanto la actividad realizada como la intervención del vehículo.

4. Cómo presentar informes, órdenes de trabajo y correos electrónicos

Los informes de gasto deben precisar la actividad realizada y su relación con el alquiler; asimismo, requieren elementos que permitan corroborar su contenido. Una descripción general de reuniones o supervisiones puede resultar insuficiente si no permite verificar cuándo se realizaron y cómo intervino el vehículo.

De igual manera, las órdenes de trabajo deben complementarse cuando únicamente describen las labores encargadas, sin establecer su conexión con el bien arrendado. Los controles de asistencia del personal y las proformas comerciales pueden aportar contexto, pero su contenido debe evaluarse para determinar si contribuye a acreditar el alquiler observado.

Respecto de los correos electrónicos, conviene presentar las comunicaciones completas y sus adjuntos pertinentes, conservando los datos que permitan identificar remitentes, destinatarios y fechas. Además, su contenido debe relacionarse con la utilización del vehículo; las comunicaciones sobre hospedaje, alimentación u otros gastos no demuestran necesariamente el destino del alquiler.

Por consiguiente, la respuesta a SUNAT debe explicar qué acredita cada documento y cómo se relaciona con la operación cuestionada. Esta preparación permite atender la insuficiencia probatoria advertida en la RTF N.° 04475-2-2025 respecto del uso empresarial del vehículo.

5. Documentación para sustentar la valorización del alquiler de maquinaria

En el alquiler de maquinaria, además de acreditar su utilización, debe justificarse el cálculo del importe cobrado. Para tal efecto, corresponde presentar el contrato, sus anexos de tarifas, las valorizaciones que sustentan las facturas y los registros que permitan verificar las unidades facturadas.

Según la modalidad convenida, pueden contribuir los partes diarios de maquinaria, registros de horas de operación, reportes de viajes, controles de días de utilización y conformidades del servicio. Se recomienda que la valorización identifique el equipo, el período, la unidad de medida, la cantidad ejecutada, la tarifa y el importe resultante.

Este sustento responde al criterio de la RTF N.° 01557-2-2020, en la cual se observaron diferencias entre las unidades de medida y tarifas pactadas y las utilizadas en la valorización, sin que se acreditara una modificación contractual que las explicara.

Por lo tanto, si se contrató por hora y se facturó por viaje o por día, debe presentarse el acuerdo que sustente el cambio. Del mismo modo, cuando la tarifa depende del tonelaje o capacidad del equipo, la documentación debe permitir identificar cuál fue utilizado.

La valorización debe poder verificarse a partir de las condiciones acordadas y de los registros de ejecución. Una explicación posterior que no permita corroborar las diferencias puede resultar insuficiente.

6. Cómo defender el importe facturado y responder el requerimiento de SUNAT

La respuesta debe atender cada observación del requerimiento y relacionarla con sus pruebas. En tal sentido, conviene identificar cada factura y explicar qué bien comprende, en qué actividad se utilizó, durante qué período y con qué documentos se acredita su intervención.

En maquinaria, debe añadirse la explicación del cálculo de la valorización. Al respecto, la RTF N.° 01557-2-2020 permite distinguir entre acreditar la ejecución de trabajos y sustentar el importe del alquiler: el dictamen pericial y el acta de constatación notarial examinados daban cuenta de la construcción de accesos, pero resultaban insuficientes para acreditar la valorización realizada.

Por consiguiente, cuando se presenten actas, informes técnicos u otros documentos sobre la ejecución de una obra, corresponde evaluar si también permiten verificar las cantidades y tarifas cobradas; de lo contrario, deben complementarse con los registros pertinentes.

Finalmente, la defensa debe mantener coherencia entre lo contratado, lo ejecutado y lo facturado. Conforme a los aspectos examinados en las RTF N.° 04475-2-2025 y N.° 01557-2-2020, la documentación debe permitir acreditar el destino empresarial del bien y, cuando se cuestione su cuantificación, justificar el importe del alquiler.

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Nota legal de autoría: Este artículo es de autoría de la Dra. Mery Bahamonde Quinteros, abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú, Máster Tributación y Política Fiscal por la Universidad de Lima. Esta obra se encuentra protegido por normas de propiedad intelectual. Su reproducción total o parcial sin autorización previa está prohibida.